Eðal-Laun 7

3.1 Kerfisfastar

3.1.1 Opnunarvalglugginn

Opnunarvalglugginn auðveldar byrjendum að komast af stað í notkun kerfisins. Einnig er stundum fljótlegra og einfaldara að smella á hnapp á skjánum heldur en að fara í vallistann "Laun" efst á skjánum eða nota hnappaborðið. Ef smellt er á "Nýskrá" eða "Breyta" sendir kerfið þessa skipun til þess glugga sem er efstur á skjánum hverju sinni.


3.1.2 Nafn fyrirtækis

1. Veldu skipunina "Nafn fyrirtækis" undir "Kerfisfastar" undir "Laun" valmyndinni.

2. Smelltu á "Breyta" hnappinn og birtist þá innsláttargluggi fyrir nafn afnotarétthafa og nafn fyrirtækisins sem gagnaskráin tilheyrir. Afnotarétthafi getur verið annar en sá sem gagnaskráin tilheyrir, þ.e.a.s. afnotarétthafi getur verið að reikna laun fyrir fleiri en eitt fyrirtæki.

Hér er einnig sett inn bókhaldsárið sem gagnaskráin tilheyrir, launatímabilið og kennitala fyrirtækisins.


3.1.3 Bankar og bankanúmer

Bankareikningar launþega geta verið í mörgum bönkum en einnig getur launagreiðandinn átt bankareikninga í mörgum bönkum. Í þessa skrá má setja númer og nöfn bankanna og einnig heimilisföng, símanúmer, faxnúmer og reikningsnúmer. Þegar bankareikningsnúmer launþega er slegið inn kemur nafn bankans sjálfkrafa til að staðfest að rétt bankanúmer hafi verið slegið inn.
Ef skráð er inn reikningsnúmer má tengja það einhverri deild þannig að þegar skrifuð er út skilagrein launa til banka, kemur hver deild á sér blað og hver deild getur haft sér bankareikning og banka.

Til þess að breyta eða nýskrá bankareikning þá velur notandinn viðeigandi möguleika úr uppskotsvalblaðinu Skipanir!. Þá birtist eftirfarandi valmynd. notandinn slær viðeigandi upplýsingar í viðeigandi reiti og smellir í lokin á annað hvort Vista ef hann vill vista innsláttinn eða Hætta við ef notandinn vill hætta við nýskráningu eða breytingu.


3.1.4 Stillingar fyrir innslátt

Undir þessum lið eru ýmsir stillingarmöguleikar fyrir notandann sem gerir honum mögulegt að aðlaga kerfið aðeins að sínum persónulegu vinnubrögðum.

Þegar notandi hefur lokið við að velja viðeigandi stillingar er smellt á hnappinn "Vista" til þess að vista nýgerðar stillingar annars getur hann smellt á "Hætta við" til þess að vinna áfram með upprunalegu stillingarnar.


3.1.5 Staðgreiðsla skatta og tryggingagjöld

Almennt er persónuafsláttur og staðgreiðsluprósenta skráð hjá hverjum launþega fyrir sig en í "Staðgreiðsla skatta og tryggingagjald" undir "Kerfisfastar" má skrá þessa þætti til að auðvelda innslátt launþega. Nægir þá að smella á hnapp á innsláttarskjá starfsmanna og sækir þá kerfið þessar upplýsingar inn í viðeigandi reiti.

Breyti notandi öðrum þessara þátta í kerfisföstum spyr kerfið hvort uppfæra eigi starfsmannaskrána til samræmis. Samþykki notandinn það fer kerfið af stað og finnur alla launþega með gömlu staðgreiðslu prósentuna og breytir í hina nýju. Þeir launþegar sem hafa 6% eða einhvert annað skatthlutfall eru látnir eiga sig. Þeim sem þegar hefur verið breytt er einnig sleppt. Hafi launþegi haft eitthvert hlutfall af skatthlutfalli t.d. 180% (þ.e. 80% frá maka + eigin afslátt) er því breytt í réttu hlutfalli.

Í valmyndinni að ofan er reitur sem ber nafnið % frádr. tekjustofns (vegna lífeyris). Þessi frádráttur kemur eingöngu til hjá þeim launþegum sem greiða í lífeyrissjóð. Fullur frádráttur verður veittur frá miðju ári 1996 ef allt fer eftir áætlun en fram að því er hann 3% af öllum launum mest eða 3/4 af lífeyrisframlagi. Setja skal inn töluna 3 í reitinn og 4 þegar breytingin kemur til. Nánari dagsetning verður tilkynnt af skattayfirvöldum.


3.1.6 Fylgiskjalasviðs bókhalds

Þessar stillingar eiga einungis við ef kerfið er beintengt við Eðalbók fjárhagsbókhaldið, í gegnum Eðalforrit. Hafið samband við Íkon til þess að fá frekari upplýsingar.


3.1.7 Hvernig unnt er að vista staðsetningu glugga?

Gluggunum er einfaldlega stillt upp þar sem þeir eiga að opnast næst og síð an valin skipunin "Vista staðsetningu glugga" undir "Kerfisfastar" undir "Laun" eða "Vista glugga" í opnunarvalglugganum. Kerfið vistar aðeins staðsetningu þeirra glugga sem eru opnir og lætur áður vistaða staðsetningu anara glugga óhreyfða.


3.1.8 Tilbúin síðusnið

Í flestum valmyndum kerfisins sem lúta að útprentun þá gefst notendanum færi á að velja úr tilbúnum síðusniðum. Í þessari valmynd má breyta og bæta við þessum tilbúnu síðusniðum til að spara tíma við útprentanir.

Til þess að bæta við nýju síðusniði þá er einfaldlega smellt á hnappinn nýtt og þá birtist eftirfarandi valmynd:

Í þessari valmynd getur notandinn slegið inn nafn og lýsingu á síðusniðinu. Eftir innslátt er smellt á hnappinn Vista til þess að vista breytingarnar en smellt er á hnappinn Hætta við ef hætta á við innslátt.

Ef notandi vill breyta heiti síðusniðs sem fyrir er þá velur notandinn viðeigandi síðusnið úr listanum og smellir á hnappinn Breyta nafni þá birtist valmyndin að ofan og notandinn getur breytt nafni síðusniðsins.

Notandi getur breytt síðusniði í listanum með því að velja það og smella síðan á hnappinn Breyta sniði. Þá birtist eftirfarandi valmynd:

Ef smellt er á hnappinn Page setup þá virtist valmynd sem gerir notendanum kleyft að stilla prentsniðið fyrir þetta síðusnið.

Þegar notandi hefur valið viðeigandi stillingar getur hann smellt á hnappinn OK til þess að vista breytingar á síðusniðinu eða smellt á hnappinn Cancel til þess að hætta við.

3.1.9 Tölvupóstur

Til að senda launaseðlana með tölvupósti beint til launþeganna þarf að færa inn nokkrar breytur svo kerfið viti t.d. leiðina að þeim póstþjóni sem félagið rekur eða hefur aðgang að.

í fyrsta lagi þarf að færa inn slóðina að SMTP póstþjóni. Ef þú notar Outlook eða annað tölvupóstforrit þá má finna þessa slóð í stillingum þess kerfis undir Mail accounts og Server settings (outgoing). Þetta gæti heitið eitthvað annað í viðkomandi kerfi en líklegt er að SMTP skammstöfunin komi við sögu.

Svar netfang verður að vera löglegt netfang innan félagsins því póstþjónninn hafnar líklega pósti sem hefur þennan reit auðan eða með ólöglegu netfangi.

 

3.1.10 Skráning aðgangslykils

Til þess að hafa fullan aðgang að launakerfinu þarf að skrá inn aðgangslykil. Lykillinn er aðeins sleginn inn einu sinni nema nafni fyrirtækisins sé breytt en þá þarf að fá nýjan lykil. Aðgangslykillinn fæst hjá framleiðanda kerfisins. Notendur hafa reyndar svo sem fullan aðgang að kerfinu þó aðgangslykill hafi ekki verið sleginn inn en fjöldi launþega og fjöldi launagreiðslna er takmarkaður.

Innsláttur aðgangslykils er undir kerfisföstum og birtist eftirfarandi valmynd til að setja hann inn:

 

3.1.11 Dagrétting á gagnaskrá (endurröðun)

Stundum þegar notandi fær í hendur nýja útgáfu af Eðal-Laun eru í því breytingar sem þarf að aðhæfa gagnaskrár notanda við. Ef þetta er ekki gert er hætta á að breytingarnar virki ekki.

Dagréttingu þarf að gera á öllum gagnaskrám notanda (þó er yfirleitt óþarfi að gera hana á gagnaskrám fyrri ára). Í þessu sambandi er góð regla að taka afrit af gagnaskrá áður en hún er dagrétt.